Souvent, la roue est déjà inventée (Transfert de savoir-faire 2/2)

Afin que l'expertise reste au sein de l'entreprise

Transfert de savoir-faire 2/2

La première partie de cette chronique traitait de la manière dont les connaissances et les compétences d'une personne possédant un savoir-faire au sein de l'organisation peuvent être préservées lorsqu'elle quitte l'organisation (voir ici). C'est un cas fréquent, mais pas le seul, où la question se pose de savoir comment transférer le savoir-faire d'une personne à une autre.

Un cas typique est, par exemple, lorsqu'un savoir-faire déjà établi doit être transféré d'un coin de l'organisation à un autre afin d'éviter de réinventer la roue. Un autre cas est lorsqu'une pratique quotidienne réussie d'un groupe doit être transférée et ainsi diffusée à un autre. La manière dont cela peut se produire sera illustrée par deux exemples :

1. Exemple : Le bureau japonais de « Red Liberty » (Nom modifié par la rédaction) souhaite mettre en place un programme de grands donateurs. La personne responsable au Japon s'est d'abord demandé où un tel programme existait déjà au sein de l'organisation. Elle l'a trouvé chez « Red Liberty » Grande-Bretagne, qui gère un programme de grands donateurs réussi depuis de nombreuses années. La détentrice du savoir-faire est Paula, une collectrice de fonds expérimentée. Elle est prête à transmettre son savoir-faire à sa collègue japonaise Hisayo, afin que celle-ci puisse mettre en place un programme similaire au Japon. Hisayo se rend à Londres pour trois semaines et observe Paula pendant cette période, l'assistant. Paula travaille comme d'habitude, n'organisant que quelques opportunités d'apprentissage à l'avance. Au final, elle n'investit pratiquement pas de temps supplémentaire, car elle bénéficie de l'aide d'Hisayo, une collectrice de fonds professionnelle en tant qu'« assistante ». Celle-ci acquiert le savoir-faire spécifique comme lors d'un stage court et ciblé : en 3 semaines avec 6'000 francs de frais de voyage et d'hébergement. Et depuis que le programme est en cours au Japon, cet investissement a été rapidement rentabilisé, et ce, de nombreuses fois.

Shadowing – la méthode de choix

La méthode appliquée s'appelle « Shadowing » (plus précisément, c'était un « Shadowing plus »), dont le principe de base est que la détentrice du savoir-faire « travaille normalement » et que la personne en quête de savoir-faire la suit comme une ombre et l'assiste : apprendre en observant et en assistant. Et en réfléchissant : à la fin de la journée de travail, on échange sur la pratique vécue. Aussi simple que soit la méthode, une bonne préparation et un suivi sont essentiels (outils pour cela dans l'encadré), par exemple, il faut définir quelles parties du savoir-faire doivent être transférées par Shadowing, comment des opportunités de pratique peuvent être créées et quel soutien est nécessaire pour le suivi. C'est une sorte de stage de transfert qui contient également beaucoup de valeur ajoutée pour la mentore, en ce qu'elle reçoit, par exemple, une reconnaissance pour ses compétences et peut identifier et réfléchir sur des routines établies grâce aux questions de la mentee. Ou bien celle-ci connaît quelque chose de nouveau qui avait échappé à la personne expérimentée et l'apprend ainsi en passant.

Cependant, cela ne se fait pas sans un investissement de temps de la part de la mentore, notamment pour l'adaptation culturelle et l'échange réflexif. C'est un temps d'apprentissage pour les deux.
L'inverse est également utile – le Mirroring : le novice met en pratique ce qu'il a appris, l'experte l'observe et lui donne un feedback

Mirroring – la mentore observe la mentee dans sa nouvelle pratique (Photo : Frutesol)

De la pratique pour la pratique dans un autre lieu

2. Exemple : Les femmes solaires nicaraguayennes ont développé pendant 15 ans un vaste savoir-faire en matière de cuiseurs solaires, de séchoirs solaires, de purification solaire de l'eau potable ainsi que d'horticulture biologique. Parce que leur pratique fonctionne et leur apporte beaucoup de satisfaction et de perspectives, elles proposent désormais de transmettre leurs connaissances et leurs compétences à d'autres groupes (de femmes). Elles reçoivent, entre autres, une demande de cinq groupes de femmes du Guatemala. Et le transfert s'est déroulé comme suit :

• Les groupes au Guatemala ont été informés par écrit au préalable des types de savoir-faire qu'ils pouvaient acquérir. Une partie de l'offre correspondait à leurs besoins, et ils ont envoyé deux multiplicatrices chacun au Nicaragua.
• Au centre d'apprentissage des femmes solaires, les dix Guatémaltèques ont été initiées pendant une semaine à la pratique de toutes les techniques. Elles ont ainsi eu un accès concret à chaque technique afin de pouvoir décider lesquelles elles souhaiteraient mettre en œuvre chez elles par la suite.
• Quelques mois après le cours d'introduction, trois détentrices de savoir-faire nicaraguayennes se sont rendues au Guatemala et ont soutenu les Guatémaltèques dans leurs premières mises en œuvre respectives.
• Elles ont également animé des cours sur les techniques qu'elles avaient choisies avec des membres de trois des cinq groupes, au cours desquels les multiplicatrices formées les ont assistées, apprenant ainsi la pratique de la transmission.
• Ces multiplicatrices se sont ensuite senties prêtes à transmettre elles-mêmes la ou les technique(s) sélectionnée(s) et à mettre en œuvre les premiers projets.
• Si elles rencontrent des difficultés ou ont des questions, elles contactent les mentores au Nicaragua via chat et reçoivent ainsi du soutien.

Depuis le début de ce projet de transfert PICEMS (« Proyecto de Intercambio de Conocimientos entre Mujeres del Sur » ; voir encadré) il y a cinq ans, du savoir-faire a été développé et multiplié dans plus de 30 organisations au Nicaragua, au Honduras, au Guatemala et au Costa Rica. Les facteurs de succès de cette méthode combinée sont la proximité avec la pratique et le transfert d'apprentissage après le cours par le shadowing et le mentorat. En effet, un tel savoir-faire ne peut pas être transféré avec une simple liste de contrôle et un mode d'emploi. Il s'agit plutôt, comme pour un sport : pratiquer, pratiquer, pratiquer - jusqu'à l'excellence joyeuse.

Un autre facteur de succès est également le principe « Apprendre de ses pairs» : Il y a 15 ans, les femmes nicaraguayennes étaient elles-mêmes à la place où se trouvaient les Guatémaltèques au début du transfert. Elles ont donc pu d'une part bien s'identifier à leur situation et d'autre part, les Guatémaltèques étaient sûres de pouvoir apprendre ces techniques, car leurs compañeras du Nicaragua y étaient également parvenues.

Il existe de nombreux bons exemples de transfert de savoir-faire pour éviter de réinventer la roue. Par exemple, dans les « Communities-of-Practice » (CoP), anciennement groupes d'échange d'expériences, où les pratiques réussies sont présentées et des outils mis à disposition. Cependant, les CoP fonctionnelles au sein des organisations sont encore plutôt l'exception que la règle. C'est du moins ma perception. Car le sentiment est très répandu de ne pas avoir le temps d'apprendre des autres ou de penser que partager des PDF et des liens suffit.
Ou l'on considère « nouveau » comme un synonyme de « bon » et l'on commence, sans trop regarder autour de soi, à reconstruire le savoir-faire (souvent poussé par le sentiment de vouloir faire quelque chose). Certes, le savoir-faire existant doit être examiné de manière critique. Ce qui en est (encore) pertinent pour d'autres ou à l'avenir est une question importante, à laquelle il n'est pas facile de répondre.

La deuxième question importante et parfois délicate est de savoir comment décider ce qu'est une bonne pratique qui mérite d'être diffusée. Quelle que soit la décision, le principe directeur est l'orientation par la demande plutôt que par l'offre : il doit y avoir un besoin d'apprentissage, les « bénéficiaires doivent vouloir apprendre ». Explorer ou éveiller le besoin d'apprentissage, par exemple avec du coaching, peut être utile, mais en fin de compte, un transfert n'est possible que s'il y a une réceptivité.

PS : Pour répondre à la question cruciale de savoir si le savoir-faire peut être transféré à l'identique : bien sûr que non, il faut toujours des adaptations – à l'environnement, aux circonstances et à la personnalité, dont dépend fortement le savoir-faire lié à la personne.
Et c'est probablement une bonne chose : un clone de transfert serait ennuyeux, une partie de la roue doit toujours être inventée soi-même, ce qui offre un espace de création et permet l'appropriation.

Quelques modèles, instruments et littérature

Shadowing plus - « Learning Place »

• Des informations sur la méthode « Shadowing » peuvent être trouvées avec n'importe quel moteur de recherche. Pour le « Shadowing Plus » (« Learning Place »), il y a ici une introduction et ici une fiche d'information.
• Modèles pour le processus, un d'établir un «Learning Place» et de le mettre en œuvre.

PICEMS - Transfert de savoir-faire en techniques quotidiennes durables (S, E)

• Description de l'offre de l'organisation porteuse Frutesol dans le chapitre «Capacitación»
• Exemple d'un appel d'offres, rapport sur différents projets de transfert entre janvier et juin 2024 ainsi que l' étude de casd'un transfert

Littérature

• «Échange de savoir expérientiel implicite», Stephanie Porschen, Verlag für Sozialwissenschaften (2009), dont le chapitre D «Transfert coopératif d'expérience» p. 183 ss
• «Knowledge Gardening - Le travail du savoir dans les organisations intelligentes», Gabriele Vollmar, W. Bertelsmann Verlag, 2007

Notre auteur invitéKuno Roth n'écrit pas seulement des chroniques, mais aussi des poèmes : Son septième recueil de poésie – «lac de l'âme – poèmes sur les paysages intérieurs et extérieurs» – paraîtra en novembre chez PRO LYRICA : 100 poèmes subtils et édifiants sur diverses expériences de la nature. «Proche du sol avec de la profondeur», commente l'éditeur. «À la fois engrais et fine houe pour creuser dans le jardin de l'âme» trouve une lectrice.
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